In un mondo sempre più connesso e competitivo, proteggere le informazioni riservate è essenziale per il successo di qualsiasi impresa. Gli accordi di riservatezza rappresentano uno strumento cruciale per salvaguardare idee, strategie e dati sensibili da eventuali abusi o divulgazioni non autorizzate. Sottoscrivere un NDA non è solo una formalità, ma una misura preventiva che può fare la differenza nella vita di un’impresa.
NDA (”Non Disclosure Agreement”) o in italiano Accordo di riservatezza: significato
Il patto di riservatezza o “Non Disclosure Agreement” (NDA) è un accordo che preserva la confidenzialità delle informazioni rilevanti per le parti coinvolte. Si tratta di un negozio giuridico essenziale con il quale la parte “ricevente” informazioni riservate si impegna a trattarle con estrema cautela, a non divulgarle all’esterno ed a attuare tutti gli accorgimenti possibili perché non vengano diffuse.
Chi firma questo tipo di accordo si obbliga altresì a non sfruttare le informazioni per scopi personali, divergenti dalle mansioni assegnate, a non conservarne alcuna copia, e a cancellare ogni dato ad esse correlato non appena avrà completato il proprio incarico. L’accordo di riservatezza e non divulgazione prevede frequentemente sanzioni, anche di entità significativa, allo scopo di disincentivare qualsiasi utilizzo non autorizzato e, in particolare, qualsiasi divulgazione contraria alla volontà del detentore delle informazioni.
In particolare, il contratto di riservatezza ha i seguenti elementi tipici:
- la titolarità delle informazioni che si vogliono condividere con il partner;
- l’elenco dettagliato ed una chiara definizione delle informazioni oggetto di trasmissione;
- lo scopo della condivisione delle informazioni riservate;
- la durata temporale dell’obbligo di riservatezza;
- la determinazione di una sanzione, nel caso di violazione dell’accordo;
- l’individuazione del giudice competente e della legge applicabile.
Le informazioni oggetto di un accordo di non divulgazione possono essere individuate in modo analitico o generico. In ogni caso, è essenziale che nel testo dell’accordo vengano individuate nello specifico le informazioni che si intendono trasmettere, in modo che, in caso di problemi, non possano sorgere contestazioni al riguardo.
In alcuni casi, lo scambio di informazioni confidenziali è unilaterale, in tal caso è solo una parte – la parte rivelante – che le condivide mentre l’altra parte – parte ricevente – che si impegna a mantenere segrete tali informazioni. Se le parti lo necessitano, lo scambio di informazioni può essere anche bilaterale, ossia entrambe le parti rivelano reciprocamente informazioni confidenziali e pertanto entrambe devono esprimere nell’accordo il proprio obbligo di non-disclosure.
È inoltre essenziale indicare nell’accordo di riservatezza lo scopo per il quale le informazioni confidenziali vengono condivise tra le parti. Infatti, la parte ricevente le informazioni confidenziali le potrà usare solo ed esclusivamente per lo scopo indicato nell’accordo, e non per scopi diversi, a meno di autorizzazione scritta.
Le clausole di riservatezza possono essere definite in diverse fasi della relazione contrattuale, come nella fase precontrattuale, durante l’esecuzione del contratto o anche successivamente, ad esempio:
a) Prima dell’inizio delle trattative o della stipulazione di un contratto, precedente alla firma di un accordo;
b) All’interno del contratto stesso;
c) Dopo la cessazione del contratto, se c’è la necessità di mantenere la segretezza delle informazioni acquisite.
L’obiettivo principale del contratto NDA è l’obbligo di riservatezza ossia garantire che le informazioni trasmesse in modo confidenziale rimangano segrete e non vengano divulgate a terzi, poiché ciò potrebbe arrecare danni a entrambe le parti coinvolte. Queste informazioni possono riguardare dati, strategie aziendali o commerciali, beni immateriali, nuove scoperte, formule tecnologiche o know-how che hanno o potrebbero avere un valore economico.
Cosa è il know-how aziendale e come proteggerlo
Il know-how è la somma di esperienze e conoscenze non brevettate e divulgate, utilizzate nell’ambito di un’attività lavorativa, di produzione o di commercializzazione. Si tratta di un patrimonio di procedure, formule e dati di interesse industriale o commerciale derivanti da esperienze e studi accumulati nel tempo.
Il know-how è spesso ciò che differenzia un’azienda da altre nel medesimo settore. Preservare tali conoscenze è cruciale per mantenere la competitività e garantire la sostenibilità a lungo termine dell’impresa.
Con la crescente interconnessione tra le imprese e l’aumento delle partnership commerciali, il rischio di divulgazione non autorizzata del know how aziendale è in costante aumento. La mancanza di misure adeguate può portare a gravi conseguenze, come la perdita di vantaggio competitivo, danni finanziari e danneggiare la reputazione aziendale.
Affinché questo patrimonio di conoscenze rimanga un valore aziendale autentico, è fondamentale che rimanga segreto. Gli accordi di riservatezza svolgono un ruolo chiave in tal senso, avendo una duplice funzione:
- Salvaguardare il know-how, con l’obbligo imposto a dipendenti e collaboratori di mantenere la massima riservatezza sulle informazioni relative al business e ai segreti commerciali;
- Consentire l’utilizzo, quando necessario, delle normative vigenti a sua tutela.
Per proteggere adeguatamente il segreto commerciale, le informazioni devono possedere specifiche caratteristiche: - Essere effettivamente segrete, cioè difficilmente conoscibili e non generalmente note o facilmente accessibili agli esperti e operatori del settore;
- Avere un valore economico, soggetto a vincoli di segretezza in modo che l’impresa che le detiene sia in una posizione privilegiata rispetto ai concorrenti;
- Essere sottoposte a misure ragionevolmente adeguate per mantenerle segrete.
Step preliminari per proteggere il know how
Per garantire una tutela efficace di informazioni ed esperienze come segreti commerciali, è necessario seguire una serie di passaggi preliminari, ovvero:
1. Identificazione delle informazioni e delle risorse da tutelare
2. Descrizione e classificazione delle informazioni e dei documenti
3. Impostazione degli strumenti e delle misure di sicurezza.
Vediamoli nel dettaglio.
1. Identificazione delle informazioni e delle risorse da tutelare
Il primo passo nella protezione del segreto aziendale è l’identificazione accurata di tutte le informazioni che l’azienda o il soggetto (come un freelancer) desidera preservare come segrete.
Questo coinvolge un’analisi approfondita delle risorse per garantire una copertura completa e una comprensione chiara di cosa debba essere protetto.
2. Descrizione e classificazione delle informazioni e dei documenti
Una volta identificate, le informazioni devono essere descritte su un supporto adeguato e classificate in base alla loro importanza e sensibilità.
Questo processo assicura che le misure di protezione possano essere adottate in modo mirato, focalizzandosi sulle informazioni più critiche per il successo dell’azienda.
3. Impostazione degli strumenti e delle misure di sicurezza
L’adozione di misure di sicurezza è essenziale per preservare il segreto aziendale. Questo coinvolge non solo il personale, ma anche le modalità di accesso alle informazioni e misure tecnologiche e informatiche. È altresì cruciale considerare misure giuridiche, come le pattuizioni contrattuali con dipendenti, collaboratori e soggetti terzi (fornitori, trasportatori, clienti, consulenti informatici, collaboratori esterni).
Queste possono includere il contratto di non concorrenza nonché l’accordo di riservatezza con i dipendenti.
Esempio:
Una startup potrebbe aver creato un algoritmo, predisposto delle procedure, generato conoscenze e partnership strategiche per ottimizzare un determinato processo o migliorare un risultato. Proteggere tale know how è essenziale per il successo della società e per mantenere un vantaggio competitivo sul mercato di riferimento.
Cessione o licenza d’uso dei segreti commerciali
Qualora l’azienda desideri trasferire o concedere in licenza il proprio know-how, diventa essenziale redigere un contratto blindato che identifichi in modo chiaro ed esaustivo l’oggetto della cessione.
Ciò implica la definizione delle informazioni coinvolte, individuando anche i relativi asset (come disegni, studi, prove ed analisi, dati commerciali, ecc.).
Nei contratti di cessione o licenza del know-how, è opportuno inserire una clausola di riservatezza e segretezza, specialmente se non è stata precedentemente stipulata durante le trattative. Nel contratto di licenza, potrebbero essere inclusi obblighi per il licenziatario/cessionario, che dev’essere tenuto a implementare tutte le misure necessarie per garantire una protezione adeguata delle informazioni trasferite (quali accessi limitati, sistemi di sicurezza, formazione del personale, sicurezza informatica, ecc.).
Conclusione
In conclusione, un accordo di riservatezza ben strutturato è fondamentale per proteggere i segreti aziendali e garantire la sicurezza delle idee e dei progetti aziendali. Tuttavia, la stesura di un NDA (non disclosure agreement) efficace richiede attenzione ai dettagli e una profonda comprensione delle implicazioni legali. Per questo motivo, è sempre consigliabile avvalersi della consulenza di un avvocato specializzato, che possa personalizzare l’accordo in base alle specifiche esigenze dell’azienda e assicurare che tutte le clausole siano redatte in modo chiaro e preciso. In un contesto in cui la protezione delle informazioni è cruciale, un supporto legale professionale può fare la differenza nel tutelare al meglio i propri interessi.
